Adresse mail professionnelle : Nécessité pour votre identité d'entreprise
Imaginez-vous recevoir un mail d'une grande entreprise provenant d'une adresse Gmail ou Hotmail. Cela ne vous inspirerait probablement pas confiance, n'est-ce pas ? C'est exactement le sentiment que vos clients pourraient ressentir si votre entreprise utilise une adresse mail gratuite. Une adresse mail professionnelle, en revanche, renforce instantanément votre crédibilité et votre image de marque. Aujourd'hui, votre adresse mail professionnelle est souvent le premier point de contact avec vos clients et partenaires. La lier à votre nom de domaine n'est pas seulement un détail technique, c'est un élément crucial de votre identité d'entreprise.
Qu'est-ce qu'une adresse mail professionnelle, lié à votre domaine ?
Une adresse mail se compose de deux parties séparées par un @ :
- le nom d'utilisateur (ou identifiant)
- et le nom de domaine, soit le celui de votre hébergeur de messagerie, soit votre nom de domaine.
Une adresse mail professionnelle est une adresse mail qui utilise votre nom de domaine d'entreprise. Prenons l'exemple de MG mobile : notre site web est www.mgmobile.fr, donc nos adresses mail professionnelles sont de la forme nomprenom@mgmobile.fr ou contact@... Vous devez être propriétaire de votre nom de domaine pour bénéficier d'une adresse mail professionnelle.
Pourquoi opter pour une adresse mail liée à votre nom de domaine ?
Cohérence, identité de marque et confiance client
Une adresse mail liée à votre nom de domaine renforce la cohérence de votre présence en ligne. Chaque email que vous envoyez devient une carte de visite pour votre site web, renforçant ainsi votre identité de marque. De plus, cette cohérence inspire confiance à vos clients, qui perçoivent votre entreprise comme établie et professionnelle.
Importance pour les envois groupés et les campagnes publicitaires
Tout au long de la vie de votre adresse mail professionnelle, votre nom de domaine lié, possède, pour les fournisseurs de services email destinataire, une sorte de notation de légitimité. Par exemple, quand vous utilisez une adresse Gmail, Free, Hotmail, vous êtes pénalisées par la note du nom de domaine correspondant et de son serveur d'envoi d'email. Ce qui peut provoquer le blocage de vos mails ou l'envoi dans les spams. Les services emailing sont de plus en plus stricts concernant les mails envoyés en masse.
Utiliser une adresse mail liée à votre nom de domaine réduit considérablement le risque que vos mails soient automatiquement classés comme indésirables. Votre légitimité ne dépend alors que de vous. Plus les personnes lisent et interagissent avec vos contenus mails, plus votre nom de domaine sera valorisé auprès des services email destinataire. Cela est crucial pour vos newsletters et vos campagnes marketing.
Des plateformes d'automatisation marketing comme Brevo (anciennement Sendinblue) exigent souvent que vous utilisiez une adresse mail liée à votre propre nom de domaine. Elles peuvent même vous demander de l'authentifier avant d'autoriser le départ de mail. Il s'agit justement de cette stratégie de valorisation du nom de domaine, mais aussi de valorisation du serveur d'envoi des mails. C'est une mesure de sécurité qui permet de vérifier que vous êtes bien le propriétaire du domaine depuis lequel vous envoyez des mails. Et en bonus, cela valorise le serveur d'envoi de la plateforme pour tous les utilisateurs.
Nécessité pour les stores d'applications mobiles
Si vous développez des applications mobiles ou si vous prévoyez de vous lancer dans ce type de projet, une adresse mail professionnelle liée à votre nom de domaine n'est plus une option. Les Stores Apple et Google Play, l'impose pour la création d'un compte développeur. C'est une mesure qui vise à assurer la légitimité des développeurs et à faciliter la communication en cas de problème. Il vous sera également demandé un site internet. Avoir une démarche cohérente en liant, ces différents éléments à votre nom de domaine d'entreprise facilitent souvent la validation de votre compte auprès des stores.
Si ce sujet vous intéresse, chez MG mobile avec notre service copilote opérationnel projet, nous accompagnons nos clients à créer un prototype étape par étape pour une application mobile et on vous aide à comprendre et à estimer combien coûte votre idée et votre projet d'application mobile ?
Étapes pour créer une adresse mail de marque
La première étape et de choisir et enregistrer un nom de domaine. Si vous avez déjà réservé un nom de domaine pour votre site interne, le plus dur est fait. Si vous n'avez jamais réservé de nom de domaine, quelques conseils. Commencez par sélectionner un nom qui représente bien votre entreprise. Quelque chose de simple et de facile à retenir. Vérifier les résultats dans vos moteurs de recherche préférés, pour voir vos concurrents sur les mots clés choisis. Éviter les choses trop génériques avec beaucoup de résultat pertinent ou des annonces. Vérifiez sa disponibilité sur le site de l'AFNIC l'un des acteurs français de la législation numérique et de la conformité web et enregistrez-le auprès d'un bureau d'enregistrement. Il vous faut ensuite choisir un service d'hébergement, configurer votre serveur pour permettre la gestion d'email (des étapes techniques cruciales pour assurer l'envoi de vos mails), créer vos différentes adresses mails professionnelles pour enfin les enregistrer dans vos "clients messagerie" vos interfaces de boite mail.
Certaines plateformes facilitent votre processus en proposant des services complémentaires comme IONOS ou OVH. Allant de la réservation du nom de domaine, à la création d'adresse mail professionnelle en passant par la location de serveur dédié ou commun. Ces plateformes bénéficient de services clients pour vous aider et vous accompagner dans la prise en main de votre nom de domaine.
Bonnes pratiques pour une adresse mail professionnelle
Créer une adresse mail professionnelle ne se limite pas à lier votre nom de domaine. Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour maximiser l'impact de votre communication par mail :
- Standardisez vos adresses : adoptez un format cohérent pour toutes les adresses de votre entreprise. Par exemple, prenom.nom@votreentreprise.fr ou initial.nom@votreentreprise.fr. Cette cohérence facilite la mémorisation pour vos clients et partenaires.
- Créez des adresses fonctionnelles : en plus des adresses personnelles, mettez en place des adresses génériques comme contact@, info@, support@. Elles permettent une meilleure gestion des demandes et donnent une image professionnelle, même pour les petites structures.
- Sécurisez vos comptes : utilisez des mots de passe forts et activez l'authentification à deux facteurs pour protéger vos adresses mail contre les intrusions.
- Configurez une signature professionnelle : incluez votre nom, votre poste, les coordonnées de l'entreprise et éventuellement un lien vers votre site web ou vos réseaux sociaux, pour renforcer l'image de marque de votre entreprise.
- Utilisez une interface de messagerie adaptée : optez pour un logiciel ou une application, "client de messagerie" qui offre des fonctionnalités avancées de gestion, de filtrage, d'organisation et de programmation des mails.
- Respecter des réglementations : n'envoyez pas des campagnes de mails si vous n'avez pas l'autorisation des destinataires, favoriser l'envoi de message unique et personnalisé aux personnes avec qui vous travaillez ou êtes en contact. Pour les newsletters, enregistrer et mettez à jour vos abonnées et leur autorisation dans un espace sécurisé.
- Formez vos employés : assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent l'importance d'utiliser correctement leur adresse mail professionnelle et connaissent les bonnes pratiques en matière de communication par mail.
Défis courants et solutions
La mise en place et la gestion d'adresse mail professionnelle peuvent présenter certains défis. Voici les plus courants et leurs solutions :
- Configuration technique complexe
Défi : la configuration des serveurs de messagerie et des enregistrements DNS peut être intimidante pour les non-initiés.
Solution : faites appel à un professionnel comme MG mobile pour vous accompagner dans cette étape cruciale. Nous pouvons vous guider à travers le processus ou le gérer entièrement pour vous. - Gestion du spam
Défi : une adresse mail professionnelle peuvent être la cible de spam, ce qui peut nuire à la productivité.
Solution : mettez en place des filtres anti-spam efficaces et formez vos employés à reconnaître les mails suspects. Utilisez des outils de sécurité email avancés pour une protection optimale. - Archivage et stockage
Défi : la gestion d'un grand volume de mails peut devenir problématique avec le temps.
Solution : implémentez une politique d'archivage efficace et utilisez des solutions de stockage cloud pour conserver vos mails importants sans surcharger vos serveurs. - Mobilité et accès multiple
Défi : l'accès aux mails professionnels depuis différents appareils peut parfois poser des problèmes de synchronisation.
Solution : optez pour des solutions de messagerie compatibles avec le protocole IMAP, qui permet une synchronisation parfaite entre tous vos appareils. - Transition depuis une ancienne adresse
Défi : Le passage d'une adresse gratuite à une adresse professionnelle peut être délicat, surtout pour informer tous vos contacts.
Solution : Planifiez une période de transition où vous utilisez les deux adresses, en informant progressivement vos contacts. Configurez une réponse automatique sur l'ancienne adresse pour notifier le changement. - Coût et maintenance
Défi : Contrairement aux adresses gratuites, les adresses professionnelles impliquent des coûts récurrents et une maintenance.
Solution : Considérez ces dépenses comme un investissement dans votre image de marque et votre professionnalisme. Choisissez un fournisseur fiable offrant un bon rapport qualité-prix et un support client réactif.
En surmontant ces défis, vous pourrez pleinement profiter des avantages d'une adresse mail professionnelle liée à votre nom de domaine. Chez MG mobile, nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape de ce processus, assurant une transition en douceur et une utilisation optimale vers votre nouvelle adresse mail.
Conclusion
Adopter une adresse mail professionnelle liée à votre nom de domaine est bien plus qu'une simple formalité technique. C'est un investissement dans l'image et la crédibilité de votre entreprise. En suivant les bonnes pratiques et en relevant les défis avec les solutions appropriées, vous pouvez transformer votre communication par mail en un puissant outil de marque et de professionnalisme.
Chez MG mobile, nous comprenons l'importance d'une présence en ligne cohérente et professionnelle. C'est pourquoi nous offrons non seulement des services de développement d'applications mobiles, mais aussi un accompagnement complet dans votre stratégie digitale, incluant la mise en place d'une adresse mail professionnelle. N'hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nous pouvons vous aider à améliorer votre image de marque et votre communication professionnelle.
Rédigé par Aurélie FRANCOIS avec l'aide de Claude l'IA d'Anthropic
Sources
