Cadrage projet numérique : Bien démarrer vos spécifications fonctionnelles
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Vous vous lancez dans un projet digital ? Vous vous demandez comment créer une application mobile, mais vous ne savez pas par où commencer ? La phase de cadrage projet numérique est l'étape fondamentale pour commencer votre initiative. Dans cet article, découvrons ensemble comment structurer cette phase essentielle pour garantir le succès de votre projet.
Quand intervient le cadrage projet numérique ?
Pour comprendre où intervient le cadrage projet numérique, il faut d'abord revenir rapidement sur les étapes importantes de la réalisation d'un projet digital. Avant de passer aux développements techniques, il y a des livrables importants. Le premier est le cahier des charges fonctionnel, qui regroupe la liste détaillée des spécifications fonctionnelles générales de votre projet. Cela regroupe les descriptions précises des fonctionnements attendus lors de la livraison de votre projet numérique. Ce cahier des charges fonctionnel est souvent accompagné des wireframes pour permettre une meilleure lisibilité et valider ensemble les moindres détails. On retrouve ensuite la phase des maquettes, qui sera à valider avant de passer au développement.
Le cadrage projet numérique intervient en amont de la réalisation du cahier des charges, afin de réunir les éléments nécessaires à sa rédaction et au bon déroulement du projet. Cette étape est cruciale et trop souvent sous-estimée. Elle permet pourtant de poser les bases solides de votre futur cahier des charges fonctionnel et d'orienter efficacement la rédaction des spécifications fonctionnelles générales.
Pourquoi le cadrage projet numérique est-il crucial ?
Le cadrage projet numérique représente bien plus qu'une simple formalité. C'est un processus stratégique qui permet de :
- nommer les intervenants et les porte-paroles du projet
- clarifier vos besoins et vos objectifs
- identifier les leviers de priorisation
- sélectionner les indicateurs clés de performance ou de réussite du projet
- définir le périmètre du projet et les zones de risque
Il est normal de rencontrer des imprévus qui peuvent influer sur le déroulement de votre projet numérique avec des conséquences sur le budget et/ou les délais. Il est important de toujours prévoir de la marge. De plus sans un cadrage projet numérique, vous augmentez les chances que ces imprévus deviennent très problématiques, ou pire encore, que le produit final ne répond pas à vos besoins réels.
Les spécifications fonctionnelles générales qui en découleront prendront plus de temps à se finaliser, car les fonctionnalités peuvent se rajouter sans fin, manquant peut être de pertinence par rapport à votre vrai besoin et les rectifications seront difficiles, voir impossible à mettre en place lors de la phase de développement du projet.
Les composantes essentielles du cadrage projet numérique
Un cadrage projet numérique efficace s'articule autour de plusieurs éléments, qui ensemble, constituent la base solide pour le démarrage de votre projet digital. Pour bien le préparer, il faut réunir et transmettre à votre agence un maximum d'informations concernant votre projet : votre brief, votre charte graphique (si elle est définie), les informations concernant votre nom de domaine, votre mail professionnel... Si certains de ces éléments sont manquants, nous travaillons avec vous, en parallèle des réunions cadrage, pour s'assurer d'avoir les éléments essentiels au démarrage du projet. Le cadrage projet numérique est souvent constitué de plusieurs rencontres autours desquelles nous abordons cinq aspects fondamentaux.
1. Définir les intervenants et les porte-paroles
La première étape d'un cadrage projet numérique réussi commence par l'identification des acteurs clé. Chez MG Mobile, agence mobile et digitale, nous organisons systématiquement un rendez-vous de lancement (le kick off) pour réunir tous les intervenants essentiels.
Cela permet de définir les porte-paroles côté client et les interlocuteurs privilégiés côté agence. Notre copilote opérationnel MG Mobile est notre porte-parole. C'est le chef de projet qui orchestre le travail de notre équipe. Si la force du groupe pour générer des idées est appréciable, il est important qu'un interlocuteur référent soit désigné de chaque côté, pour éviter l'effet chaise musicale, qui peut faire perdre énormément de temps au projet.
Nous identifions ou présentons également les décisionnaires qui valideront les orientations importantes, les experts métiers qui apporteront leur connaissance du domaine et les intervenants de MG mobile avec leur spécialité. C'est à ce moment-là, qu'on aborde votre cible ou celle de votre produit. Les futurs utilisateurs qui pourront partager leurs besoins concrets, si nous avons la chance d'en avoir, ou au moins, les grandes lignes de leur persona.
Cette clarification des rôles dès le départ est essentielle pour assurer une communication fluide tout au long du projet et garantir que les bonnes personnes seront impliquées au bon moment dans le processus.
2. Identification des besoins et objectifs
La deuxième étape d'un cadrage projet numérique réussi repose sur une compréhension approfondie des besoins et des objectifs. Cette phase nécessite une analyse minutieuse des attentes des utilisateurs finaux, couplée à une définition précise des objectifs business.
Chez MG mobile, nous allons vous demander les objectifs que vous avez en tête, dans un atelier d'exploration et de rencontre. Le but est d'aborder cette question de façon ludique et décomplexée. Il n'y a pas de mauvais objectif. On peut ensuite identifier deux catégories :
- les objectifs éditeurs : pourquoi faites-vous cela ? Quelles sont vos motivations et vos attentes ? Idéalement, que souhaitez-vous à court terme ? À long terme ?
- les objectifs projets : quelle est la raison d'être de votre projet ? Pourquoi les utilisateurs s'y intéresseraient ? Où sera sa valeur ?
Dans notre agence digitale, nous accompagnons nos clients depuis 2013 et nous les encourageons à commencer par le développement d'un POC, proof of concept, pour valider vos convictions concernant votre projet. Pour parler d'une métaphore connue, c'est comme si vous vouliez faire une voiture, nous allons prioriser de travailler sur le moteur et les roues, avant d'inclure le GPS ou la caméra de recul. Et vos objectifs doivent être sélectionnés dans cette optique.
3. Prioriser vos objectifs et les leviers de priorisation
Une fois que nous avons plusieurs objectifs, notre copilote opérationnel MG mobile travaille avec vous, afin d'identifier le plus important. C'est celui qui servira de levier de priorisation et de référence lors de la rédaction des spécifications fonctionnelles générales. Et il nous servira également, lors de la phase de développement, pour la gestion des imprévues et la priorisation des tâches.
Est-ce que cette superbe fonctionnalité très prisée des utilisateurs répond à votre objectif ?
- Oui, alors on fonce, même si on doit rajouter du délai ou si on doit supprimer d'autres fonctionnalités qui avaient été sélectionnées dans le périmètre.
- Non, c'est qu'il ne faut peut-être pas perdre de temps avec cela pour le moment. Et pour ne pas perdre une idée brillante, nous la notons avec vous dans la liste des évolutions pertinentes à venir pour la suite du projet.
Au cours d'un projet numérique, il y a souvent des décisions difficiles à prendre. Les développements prennent du temps et nous ne pouvons pas travailler partout à la fois. Dans ce genre de situation, le choix d'un objectif pour prioriser les fonctionnalités permet de garder une vision d'ensemble du projet et de gagner du temps.
4. Définir des KPI, indicateurs clés de performances précis
Ensuite il est essentiel d'établir des indicateurs de performance (KPI) qui permettront de mesurer concrètement le succès de votre projet numérique. Chez MG Mobile, nous vous encourageons à soumettre vos idées d'indicateur à la méthode SMART, pour vérifier leur pertinence. Nous vous conseillons également sur la faisabilité des mesures, car il faudra les prévoir dans la rédaction du cahier des charges fonctionnel. Cette méthode permet de s'assurer que chaque indicateur est :
- S pour spécifique : l'indicateur doit être précis et sans ambiguïté. Par exemple, plutôt que de viser "d'avoir beaucoup de téléchargements", nous choississons "atteindre 2 000 téléchargements la première année".
- M pour Mesurable : il doit être quantifiable et facile à suivre. Nous identifions les outils de mesure disponibles et la façon dont les données seront collectées, comme les outils "d'analytics mobile" pour suivre le taux de rétention des utilisateurs.
- A pour Atteignable : l'objectif doit être challengeant mais à votre portée avec les ressources disponibles. Nous mettons en commun notre expérience du digital ainsi que vos connaissances de votre secteur d'activité et de votre contexte pour positionner la ligne d'arrivée de chaque indicateur.
- R pour Réaliste : il doit être pertinent par rapport à vos objectifs business globaux. Un KPI n'a de sens que s'il contribue directement à votre stratégie d'entreprise et s'aligne avec les spécifications fonctionnelles générales du projet.
- T pour Temporel : chaque indicateur doit avoir une échéance claire. Nous définissons des jalons temporels précis, comme "atteindre 800 utilisateurs actifs après 3 mois de lancement", permettant ainsi un suivi efficace tout au long du projet.
Cette approche structurée des KPIs nous permettra d'avoir une analyse pour orienter le projet, après un certain temps d'activité. Ils auront une importance toute particulière. La mise en place des moyens de mesure, pour chaque indicateur, devra être prise en compte dans le cahier des charges fonctionnel.
5. Définir le périmètre du projet et les zones de risque
On va enfin, avec une dernière phase de conclusion du cadrage projet numérique, préparer la rédaction du cahier des charges fonctionnel. Nous réalisons ensemble une arborescence des espaces importants de votre projet. Ce site map permettra de valider le périmètre de travail.
Pour cela, on va faire un premier tour des fonctionnalités que vous avez imaginées pour votre projet. Et nous regarderons dans quelle mesure, ils répondent à vos objectifs. On partage nos idées, en les mettant en commun. En plus d'être une étape importante pour le projet, c'est aussi une étape essentielle pour apprendre à se connaitre. Vous allez travailler étroitement avec notre chef de projet, c'est lui qui communique votre enthousiasme et vos ambitions à l'équipe. Si elle n'est pas obligatoire, une bonne relation est un atout pour le projet.
La définition du périmètre et de l'arborescence du projet, va permettre d'analyser les besoins pour creuser les solutions potentielles. Cette analyse englobe la réalisation d'une liste des éléments déjà rassemblés et/ou manquants. On y retrouvera peut-être des besoins supplémentaires :
- en infrastructure technique,
- ou concernant le cadre légal, suite à l'idenfitication de contraintes réglementaires grâce à notre connaissance des acteurs,
- ou si vous n'en avez pas, la rédaction de mention légale, obligatoire dans le cadre de n'importe quel projet digital.
La compréhension des ressources disponibles, qu'elles soient humaines, techniques ou financières, est également cruciale. Cette phase permet d'anticiper les obstacles potentiels et d'orienter efficacement les spécifications fonctionnelles générales. Nous ferons figurer les choix et les solutions retenus lors de cette dernière phase du cadrage de projet numérique dans le cahier des charges fonctionnel.
Conclusion
Un cadrage projet numérique bien mené est la clé de voûte du démarrage d'un projet digital. Il permet d'établir des bases solides pour la rédaction du cahier des charges fonctionnel et des spécifications fonctionnelles générales. La méthodologie s'articule autour de trois principes principaux :
- Immersion et exploration ; Vous comprendre à travers des ateliers collaboratifs. Nous adaptons le nombre et la durée de ces réunions à votre besoin et aux ambitions de votre projet.
- Analyse et décision ; Vous questionner pour vous amener à identifier vos priorités et choisir les indicateurs de mesure. Puis nous établissons une première version de périmètre qui servira à la rédaction des spécifications fonctionnelles générales.
- Détails et périmètre ; Structurer vos idées et de les transformer en éléments concrets. Nous validons les orientations définies lors du cadrage projet numérique. Puis nous entamons, la rédaction d'une ébauche pour le cahier des charges fonctionnel.
Chez MG Mobile, nous vous accompagnons dans vos projets digitaux et dans le cadrage projet numérique avec une méthodologie éprouvée et une expertise reconnue. Même si la plus grosse partie du travail est à votre charge sur la prise de décision et la définition de votre cible, nous sommes là pour vous guider.
Rédigé par Aurélie FRANCOIS, Chef de projet chez MG Mobile